Purchase-to-Pay: Auszug idealtypischer Handlungsfelder und Teilprozesse

Risikomanagement
  • Lieferantenscoring (Bonitätsprüfung)
  • Monitoring relevanter Bestandslieferanten
Vertragsgestaltung
  • Standardisierte Zahlungskonditionen,
  • Vorauszahlungen (bonitätsabhängig) und Anzahlungen
  • Gestaltung von Rahmenverträgen
  • Einkaufs- und Lieferkonditionen
  • Verhandlungsvollmachten
Bestellverfahren
  • Reichweitenbeachtung
  • Ausschreibungen
  • Bestellmengenoptimierung
  • Liefermahnungen
Wareneingang
  • Qualitätsprüfung
  • Quantitätsprüfung
Bearbeitung Lieferantenrechnung
  • Rechnungsprüfung
  • Rechnungsfreigabe
Reklamationsmanagement
  • Konstruktive Problemlösung mit Lieferanten
  • Hinterlegen der Reklamationen in die Lieferantenbewertung
  • Controlling und Kontrolle der Reklamationen
Kreditorenmanagement
  • Automatisierter Zahlungsablauf
  • Skontonutzung
  • Zahlungen unter Berücksichtigung des Cash Flows
Lieferantenmanagement
  • Alle Aspekte einer Lieferantenbewertung
  • Lieferantenauswahl, Alternativlieferanten
Zusammenarbeit Logistik / Einkauf und Kreditorenbuchhaltung, Produktion, Entwicklung
  • Minimierung von Reibungsverlusten
  • Zeitnahe Klärung von Reklamationen
  • Zeitnahes Einbinden von infrage kommenden Lieferanten bei Neu- bzw. Weiterentwicklungen

Purchase-to-Pay: Praxisbeispiel aus anonymisierten Kundenprojekt

Allgemeine Ausgangslage

  • Mittelständisches Unternehmen, 140 Mitarbeiter
  • Kontinuierlich hohe Verluste, Finanzierung der Verluste durch die Holding
  • Instabile oder nichtvorhandene Prozesse in den Wertschöpfungsketten: Order to Cash, Purchase to Pay, Forecast to Fulfill
  • Position: Projektleiter im Auftrag des CIO und CFO

Spezifische Ausgangslage in der Wertschöpfungskette Purchase-to-Pay

  • Gegenwärtiges Bestellplanungsverfahren führt zu hohen Beständen
  • Keine Lieferantenbeurteilung und damit keine Konsequenzen für die Lieferanten; es erfolgt keine Interaktion
  • Keine Skontierung von Lieferantenrechnungen und damit Verzicht auf den einfachsten zu generierenden ROI
  • Mangelhafte Kontrolle bei Lieferantenreklamationen

Allgemeine Ziele

  • Freisetzung gebundener Liquidität bei gleichzeitiger Verbesserung der Rentabilität
  • Schulung und Mentoring der involvierten Führungskräfte und Mitarbeiter

Spezifische Ziele

  • Reduzierung unnötiger Kapitalbindungs- bzw. Lagerhaltungskosten
  • Reduzierung drohender Verluste durch Abschreibungen von Materialien, die durch technologischen Fortschritt oder Veränderung der Fertigungsstückliste überflüssig sind
  • Identifizierung kritischer bzw. unzuverlässiger Lieferanten und Ableitung der daraus resultierenden Maßnahmen
  • Reduzierung der Materialeinstandspreise
  • Sicherstellen einer optimierten Reichweitenregelung unter Beachtung der Liefertermine der Lieferanten und Kunden
  • Verbesserung der Zusammenarbeit und Kommunikation mit den Querschnittsbeziehungen Kreditorenabteilung, Produktion, usw.
  • Nachhaltige Reduzierung der Bestände auch durch Auflösung der Konsignationsläger
  • Bereitstellung von liquiden Mittel zur Finanzierung von skontierfähigen Lieferantenrechnungen

  • Im persönlichen Gespräch definieren wir konkrete Zielvorgaben und besprechen alle notwendigen Maßnahmen und Schritte. Wir dokumentieren unser Handeln und arbeiten transparent. Unser Mehrwert: Wir motivieren alle involvierten Mitarbeiter. Nur durch Engagement ist Wandel möglich.
  • Konzeptionierung und Etablierung aller Aspekte einer professionellen Lieferantenbewertung
  • Überarbeitung des Bestellverfahrens unter Berücksichtigung der Reichweitenregelung
  • Training der Einkäufer hinsichtlich Preis- und Rabattgespräche
  • Fachschulungen der Mitarbeiter im Bestellverfahren – jeder 2. MA kannte das Bestellprogramm nur rudimentär
  • Umstellung der Zahlungsziele bei Lieferanten mit Vorauszahlungen und damit Liquiditätsfreisetzung für Skontierungen
  • Teambildende Gespräche für die Zusammenarbeit mit Querschnittsbeziehungen
  • Gespräche mit den Kunden zur Reduzierung der Konsignationslager
  • Coaching des Einkaufsleiters bezüglich Führungsqualitäten

Materielle Resultate

  • Plus an Liquidität und Rentabilität: hoher Projekt-ROI
  • Signifikante Reduktion der Bestände durch Reduzierung der Reichweiten und auflösen der Konsignationslager
  • Skontierung von Lieferantenrechnungen durch Umstellen der Zahlungsziele von Vorauszahlungen
  • Anpassung der Bestände adäquat zur Auftragslage angepasst
  • Reduzierung der Materialeinstandpreise durch Verhandlungen im Rahmen im Rahmen der neuen Lieferantenbewertung

Immaterielle Resultate

  • Verbesserung der Durchlaufzeiten entlang der Wertschöpfungsketten
  • Durch Etablierung eines professionellen Lieferantenbewertung signifikante Verbesserung der Lieferqualität und  Responsezeiten
  • Strukturierung der relevanten Prozesse mit den Verantwortlichen
  • Teambuilding und Verbesserung der Zusammenarbeit mit den Querschnittsbeziehungen
  • Update des Qualitätshandbuches
  • Entwicklung der Führungs- und Nachwuchskräfte durch Mentoring und Coaching
  • Initiierung von Personalentscheidungen

Adresse

Consulting Gangolf Walter
Magirus-Deutz-Str. 12
89077 Ulm

Erreichbarkeit

Mo-Fr : 08.00 - 18.00 Uhr
Samstag : geschlossen
Sonntag : geschlossen

Kontakt

Tel. 07306 928 1250
info@consulting-walter.com